La Norma ISO 9001:2015 es una norma internacional que establece los requisitos para un sistema de gestión de calidad (SGC) efectivo. Desde su introducción en 1987, la norma ha sido actualizada varias veces, con la última actualización realizada en 2015. Una de las principales novedades de la actualización de 2015 es el nuevo enfoque en la gestión de la información documentada y el control de los registros.

En este artículo, exploraremos en detalle el nuevo enfoque de la gestión de la información documentada y el control de los registros en la Norma ISO 9001:2015, incluyendo los cambios en la terminología, las formas en que se puede cumplir con los requisitos de la norma y los beneficios que conlleva este enfoque actualizado.

Cambios en la terminología

Uno de los cambios más significativos en la actualización de 2015 de la norma ISO 9001 es la eliminación del término “documentos y registros”. En su lugar, la norma utiliza el término “información documentada”, que se define como “información que debe ser controlada y mantenida por una organización y el medio en el que se presenta”.

La eliminación del término “documentos y registros” y la introducción del término “información documentada” refleja un cambio en la forma en que se concibe la gestión de la información en el sistema de gestión de calidad. La norma reconoce que la información puede ser presentada en una variedad de formas, incluyendo documentos formales, registros, archivos electrónicos, correos electrónicos y presentaciones, y que todos estos deben ser controlados y mantenidos de manera adecuada.

Formas en que se puede cumplir con los requisitos de la norma

Para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 en cuanto a la gestión de la información documentada y el control de los registros, una organización puede elegir entre una variedad de enfoques. A continuación se presentan algunas de las opciones más comunes:

1. Documentación estructurada: Las organizaciones pueden estructurar su información documentada en un sistema formal de gestión de documentos que establezca requisitos para la creación, revisión, aprobación, distribución, acceso, almacenamiento y eliminación de la información.
2. Procesos documentados: En lugar de mantener una gran cantidad de documentación formal, las organizaciones pueden optar por desarrollar procesos documentados que describan los pasos necesarios para realizar una tarea o cumplir con un requisito específico.
3. Información en línea: En la era digital, las organizaciones pueden almacenar y acceder a la información documentada en línea, lo que facilita la colaboración y el acceso a la información desde cualquier lugar.
4. Tecnología de gestión de documentos: Las organizaciones pueden utilizar software de gestión de documentos que permita el control y la gestión de la información documentada en línea.
5. Control de versiones: Para asegurarse de que la información documentada se mantenga actualizada, las organizaciones pueden utilizar sistemas de control de versiones que registren las revisiones y cambios en la información.

Beneficios del nuevo enfoque actualizado

El nuevo enfoque de la gestión de la información documentada y el control de los registros en la norma ISO 9001:2015 ofrece una serie de beneficios importantes para las organizaciones. A continuación se presentan algunos de los beneficios clave:

1. Mayor flexibilidad: Al eliminar el término “documentos y registros” y adoptar el término “información documentada”, la norma ISO 9001:2015 reconoce que la información puede presentarse de muchas formas diferentes. Esto permite una mayor flexibilidad en la forma en que las organizaciones gestionan y controlan su información.
2. Mayor eficiencia: Al permitir una mayor flexibilidad en la forma en que se presenta y controla la información documentada, la norma ISO 9001:2015 puede ayudar a las organizaciones a ser más eficientes en su gestión de la información. Las organizaciones pueden elegir la forma más eficiente de presentar y controlar la información documentada, lo que puede ahorrar tiempo y recursos.
3. Mayor accesibilidad: El almacenamiento de la información documentada en línea y el uso de tecnología de gestión de documentos puede facilitar el acceso a la información desde cualquier lugar, lo que puede ser especialmente útil para organizaciones con operaciones globales o trabajadores remotos.
4. Mejora de la colaboración: Al permitir el acceso a la información documentada desde cualquier lugar y en cualquier momento, la norma ISO 9001:2015 puede mejorar la colaboración entre los miembros del equipo y entre departamentos. Los equipos pueden trabajar juntos en proyectos y compartir información documentada en tiempo real.
5. Mayor seguridad: Al controlar y gestionar la información documentada de manera adecuada, las organizaciones pueden garantizar que la información esté protegida contra el acceso no autorizado o la modificación. Esto es especialmente importante en organizaciones que manejan información confidencial o privada.

Conclusión

El nuevo enfoque de la gestión de la información documentada y el control de los registros en la norma ISO 9001:2015 es un cambio significativo en la forma en que se concibe y gestiona la información en los sistemas de gestión de calidad. Al eliminar el término “documentos y registros” y adoptar el término “información documentada”, la norma reconoce que la información puede presentarse de muchas formas diferentes y que todas estas formas deben ser gestionadas y controladas adecuadamente.

Las organizaciones tienen una variedad de opciones para cumplir con los requisitos de la norma en cuanto a la gestión de la información documentada y el control de los registros, incluyendo la documentación estructurada, los procesos documentados, el almacenamiento en línea, la tecnología de gestión de documentos y el control de versiones. El nuevo enfoque ofrece una mayor flexibilidad, eficiencia, accesibilidad, mejora de la colaboración y seguridad en la gestión de la información documentada.