La revisión por la dirección es una de las herramientas clave del sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9001:2015. Esta revisión es una oportunidad para que la alta dirección de una organización evalúe la eficacia del sistema de gestión de la calidad y tome decisiones informadas para mejorar continuamente el desempeño de la organización.

Sin embargo, muchas organizaciones ven la revisión por la dirección como una tarea tediosa y sin sentido. Esto se debe en parte a que a menudo se lleva a cabo como una formalidad y no como una oportunidad para el aprendizaje y la mejora. En esta entrada de blog, discutiremos cómo hacer que la revisión por la dirección sea más útil y efectiva para su organización.

1. Establecer objetivos claros 

Uno de los principales problemas que enfrentan las organizaciones al llevar a cabo la revisión por la dirección es la falta de objetivos claros. Si la alta dirección no tiene una comprensión clara de lo que se espera lograr en la revisión, es probable que la reunión sea poco efectiva y que los resultados sean decepcionantes.

Por lo tanto, es importante establecer objetivos claros y específicos para la revisión por la dirección. Estos objetivos deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización y deben ser medibles. Algunos ejemplos de objetivos para la revisión por la dirección podrían ser:

• Evaluar el desempeño del sistema de gestión de la calidad en relación con los objetivos estratégicos de la organización.
• Identificar oportunidades para mejorar la eficacia y la eficiencia del sistema de gestión de la calidad.
• Evaluar la adecuación y eficacia de las políticas y procedimientos del sistema de gestión de la calidad.
• Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

2. Preparar una agenda clara 

Una vez que se han establecido los objetivos de la revisión por la dirección, es importante preparar una agenda clara. La agenda debe incluir todos los temas que se discutirán durante la reunión, así como el tiempo asignado a cada tema.

La agenda debe ser distribuida a los participantes de la reunión con anticipación para que puedan prepararse adecuadamente. Esto también ayudará a garantizar que se cubran todos los temas importantes y que la reunión se mantenga enfocada y en tiempo.

Además, la agenda debe incluir una sección para la revisión de los resultados de la reunión anterior y las acciones tomadas. Esto ayudará a garantizar que se sigan las decisiones tomadas en la reunión anterior y que se tomen medidas para abordar cualquier problema o oportunidad identificada.

3. Revisar la información relevante antes de la reunión 

Antes de la reunión de revisión por la dirección, es importante que la alta dirección revise la información relevante. Esto puede incluir informes de auditoría interna y externa, informes de desempeño de procesos, informes de satisfacción del cliente y cualquier otro informe relevante.

Al revisar la información relevante antes de la reunión, la alta dirección puede identificar tendencias y patrones en el desempeño y prepararse para discutir cualquier problema o oportunidad identificada durante la revisión por la dirección.

Además, la revisión de la información relevante también puede ayudar a garantizar que la reunión sea más eficiente y enfocada en los temas clave. La alta dirección debe asegurarse de que la información sea presentada de manera clara y concisa, y que esté disponible para todos los participantes de la reunión.

4. Asegurarse de la participación de los interesados relevantes 

La revisión por la dirección no debe ser vista como una tarea exclusiva de la alta dirección. Para que la reunión sea efectiva, es importante asegurarse de que los interesados relevantes también participen en la revisión.

Los interesados relevantes pueden incluir a los líderes de equipo, los gerentes de proceso, los auditores internos y externos, los representantes de los clientes y cualquier otra persona que pueda aportar información relevante sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad.

La participación de los interesados relevantes en la revisión por la dirección puede ayudar a garantizar que se identifiquen todas las oportunidades de mejora y que se tomen decisiones informadas. Además, la participación de los interesados relevantes puede ayudar a garantizar que las decisiones tomadas durante la revisión sean implementadas efectivamente en toda la organización.

5. Utilizar una metodología estructurada 

Para garantizar que la revisión por la dirección sea efectiva, es recomendable utilizar una metodología estructurada. Esto puede incluir la utilización de herramientas de evaluación como el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas), el análisis de la cadena de valor y otros métodos de evaluación.

La metodología estructurada puede ayudar a garantizar que se cubran todos los temas importantes y que se tomen decisiones informadas. Además, la metodología estructurada puede ayudar a garantizar que la reunión sea más enfocada y que se logren los objetivos establecidos.

6. Tomar medidas y hacer un seguimiento 

Después de la revisión por la dirección, es importante tomar medidas y hacer un seguimiento de las decisiones tomadas durante la reunión. Esto puede incluir la asignación de responsabilidades para implementar las decisiones tomadas, la definición de plazos y la asignación de recursos.

Es importante hacer un seguimiento regular de las decisiones tomadas durante la revisión por la dirección para garantizar que se implementen efectivamente y que se logren los objetivos establecidos. Además, el seguimiento regular puede ayudar a identificar cualquier problema o desviación en el desempeño y tomar medidas para abordarlos.

Conclusión 

La revisión por la dirección es una herramienta clave del sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9001:2015. Para que la revisión por la dirección sea efectiva, es importante establecer objetivos claros, preparar una agenda clara, revisar la información relevante antes de la reunión, asegurarse de la participación de los interesados relevantes, utilizar una metodología estructurada y tomar medidas y hacer un seguimiento.

Al seguir estas recomendaciones, la revisión por la dirección puede ser una oportunidad valiosa para mejorar continuamente el desempeño del sistema de gestión de la calidad y alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. Además, la revisión por la dirección puede ayudar a identificar oportunidades para mejorar la eficiencia y eficacia de la organización y a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.

Es importante recordar que la revisión por la dirección debe ser vista como una oportunidad para el aprendizaje y la mejora continua en lugar de una tarea tediosa y sin sentido. Al seguir estas recomendaciones, puede garantizar que la revisión por la dirección sea más útil y efectiva para su organización y que se logren los objetivos establecidos