La externalización de procesos es una práctica común en las empresas modernas que buscan mejorar su eficiencia y reducir costos. Sin embargo, esta práctica también puede traer consigo una serie de riesgos y desafíos que deben ser abordados adecuadamente. La norma ISO 9001:2015 ofrece un enfoque estructurado para controlar los procesos externalizados y asegurar la calidad del producto o servicio final entregado al cliente. En esta entrada de blog, discutiremos cómo controlar procesos externalizados utilizando la norma ISO 9001:2015.
El primer paso para controlar los procesos externalizados es identificarlos. Esto incluye cualquier proceso que sea subcontratado a un proveedor externo, incluyendo el diseño, la fabricación, el ensamblaje, el embalaje, el envío, la gestión de la calidad y otros servicios de soporte.
Una vez que se han identificado los procesos externalizados, es importante evaluar a los proveedores que llevarán a cabo esos procesos. La evaluación debe incluir una revisión de la capacidad técnica, la capacidad financiera y la capacidad de cumplir con los requisitos de calidad establecidos por la empresa. La norma ISO 9001:2015 exige que se establezca un proceso de evaluación y selección de proveedores documentado.
Es importante establecer requisitos claros y detallados para los proveedores. Esto puede incluir requisitos de calidad, requisitos de entrega, requisitos de seguridad, requisitos de confidencialidad y otros requisitos relevantes. Estos requisitos deben estar claramente definidos en el contrato o en la orden de compra, y deben ser comunicados de manera efectiva al proveedor.
La norma ISO 9001:2015 exige que se establezcan controles de calidad para los procesos externalizados. Esto incluye la definición de los controles necesarios para asegurar que el proveedor cumpla con los requisitos establecidos y que los productos o servicios entregados sean conformes a los requisitos de calidad. Estos controles pueden incluir la inspección de los productos o servicios entregados, la realización de auditorías internas y externas, la realización de pruebas y otras actividades relevantes.
La norma ISO 9001:2015 exige que se realice un monitoreo y medición del desempeño del proveedor. Esto incluye la evaluación continua de la capacidad del proveedor para cumplir con los requisitos establecidos, la identificación de las áreas de mejora y la implementación de acciones correctivas cuando sea necesario. El monitoreo y medición del desempeño del proveedor debe ser documentado y registrado.
La externalización de procesos puede traer consigo una serie de riesgos que deben ser identificados y gestionados adecuadamente. La norma ISO 9001:2015 exige que se establezca un proceso de gestión de riesgos documentado para los procesos externalizados. Esto puede incluir la identificación de los riesgos asociados con los procesos externalizados, la evaluación de la probabilidad y el impacto de cada riesgo, la implementación de medidas de mitigación y la realización de seguimiento para asegurarse de que las medidas de mitigación sean efectivas.
Es importante establecer una comunicación efectiva con los proveedores para asegurarse de que estén informados de los requisitos y expectativas de la empresa. La norma ISO 9001:2015 exige que se establezcan canales de comunicación efectivos con los proveedores, incluyendo reuniones regulares, intercambio de información técnica y actualizaciones sobre los cambios en los requisitos de calidad.
La norma ISO 9001:2015 exige que se mantenga un registro de la información relevante para los procesos externalizados. Esto incluye información sobre los proveedores, los requisitos establecidos, los controles de calidad implementados, los resultados de las evaluaciones de proveedores y los resultados del monitoreo y medición del desempeño del proveedor. Mantener un registro completo y actualizado es esencial para asegurarse de que los procesos externalizados estén bajo control.
La norma ISO 9001:2015 exige que se establezca un proceso de acciones correctivas y preventivas para los procesos externalizados. Esto implica la identificación y corrección de problemas de calidad, así como la implementación de medidas para prevenir la recurrencia de los mismos problemas. Es importante que los proveedores sean notificados de las acciones correctivas y preventivas implementadas y que se realice un seguimiento para asegurarse de que sean efectivas.
Controlar los procesos externalizados es esencial para asegurar la calidad de los productos o servicios entregados al cliente. La norma ISO 9001:2015 ofrece un enfoque estructurado para controlar los procesos externalizados y asegurar la calidad. Identificar los procesos externalizados, evaluar a los proveedores, establecer requisitos claros, implementar controles de calidad, monitorear el desempeño del proveedor, gestionar los riesgos, establecer una comunicación efectiva, mantener registros y implementar acciones correctivas y preventivas son todos pasos importantes para controlar los procesos externalizados y asegurar la calidad del producto o servicio final entregado al cliente.